ELABORADO POR LIC.JOSE MAURICIO CORTES MERCADILLO,
SECRETARIO DEL TRIBUNAL 3` DE SENTENCIA DE SAN SALVADOR.
Proximamente en proxima edicion de REVISTA QUEHACER JUDICIAL.
LA SITUACION DEL SECRETARIO JUDICIAL EN EL SALVADOR.
ORIGENES.
La figura del secretario judicial es una institución de honda raigambre en nuestro ordenamiento jurídico procesal, y en el ordenamiento jurídico extranjero de nuestro entorno.
Los orígenes del Secretario, se remontan a épocas primitivas, obviamente en los momentos en los que se inicia la llegada de la escritura, que datan del año 3000 a. de J.C., pero es hasta en el desarrollo de Egipto cuando aparecen los secretarios judiciales como tales.
Es en los Altos Tribunales de Egipto en los que prestaban sus servicios los escribanos, cuya labor consistía en levantar acta de todo lo acontecido a lo largo de la vista, la labor del escribano era de mero relator de manera que su presencia en el tribunal no modificaba en modo alguno el resultado de la vista.
En los pueblos germánicos existían las figuras del referendarius y del cancellarius, que aunque, al principio eran colaboradores de los jueces, más tarde, pasaron a tener competencias propias, ya que el referendarius intervenía en los tribunales del rey cuidando los documentos reales y el cancellarius, era un cargo creado como escribano judicial, para que estuviera siempre presente en el Tribunal y cuidara de los documentos.
La figura del Secretario fue introducida, en el año 1216 con el Derecho Canónico por una Decretal de Inocencio III, De probat, en la que se recoge que: ”Para que la falsedad no perjudique la verdad o la maldad prevalezca sobre la equidad, establecimos que tanto en el juicio ordinario como en el extraordinario, el juez presente siempre una persona pública o dos personas idóneas que fielmente suscriban todos los autos del juicio, señalando lugares, tiempos y personas”. Con este precepto se introduce en el proceso la facultad de documentación, a través del Secretario, como garantía para que prevalezca siempre la verdad y la equidad.
En la edad media, el cargo era desempeñado por eclesiásticos, denominados “cleriens”, que ejercían funciones de fedatarios judiciales, correspondiéndoles la custodia de los documentos y del sello del Tribunal, la incoación y tramitación de los autos, la ordenación de los señalamientos, el archivo, la expedición de copias auténticas de las actuaciones jurisdiccionales, así como asistir a las vistas de las sesiones de los tribunales, acordando emplazamientos y citaciones y la preparación de las listas de candidatos a jurados.
En España la figura del escribano es introducida con el Derecho Romano, la presencia del Secretario o Escribano se encuentra en los instrumentos como el Fuero Juzgo, el Fuero real, Las Leyes de Estilo y en Las partidas; en el primero de los instrumentos se establece que los escribanos juntamente con los notarios podían ejercer la fe pública judicial y la notarial respectivamente. En el Fuero Real se establece que los escribanos públicos serian nombrados por el Rey o por quien él mandare y su actuación sería previo prestar juramento, entre ellas la de documentación y la custodia de las notas de las cartas; las pruebas debía recibirlas el juez con la presencia de un escribano. En las Leyes de Estilo, se recogieron las funciones del escribano y entre ellas destacaba la documentación con fe pública.
En Las Partidas del rey Alfonso X el Sabio, el escribano era nombrado por el Rey o Emperador y se les exigía que prestaran juramento, no podían delegar sus funciones y su intervención en el proceso afectaba la validez del mismo porque eran los únicos que ostentaban la fe pública, eran encargados de llevar los Registros y su labor se entendía como judicial cuando escribían las cartas de los pleitos y extrajudicial, cuando escribían los actos de las cartas del Rey, los privilegios y las cartas de las ventas y compras.
Las leyes modernas a partir de año 1, 870 crean con carácter independiente la figura del Secretario Judicial y se recoge entre sus funciones, la obligación de extender fielmente y autorizar con su firma las actuaciones judiciales, providencias, autos y sentencias así como dar fe de las actuaciones judiciales, la expedición de testimonios y la dación de cuenta, custodia y conservación de documentos.
Adviértase que la función originaria y fundamental del secretario ha sido la de dar fe y documentar las actuaciones judiciales, no obstante en España la figura del secretario ha evolucionado en el sentido de atribuirle un mayor número de competencias dentro del campo del proceso.
MODELOS DE CONFIGURACION DEL SECRETARIO JUDICIAL.
En el derecho comparado existen tres modelos sobre la configuración del secretario judicial: el inglés, el latinoamericano y, el alemán.
En el modelo Inglés el secretario judicial o “Master” se le atribuyen múltiples funciones procesales, no solo de ordenación, sino también de dirección, decisión y ejecución.
En el modelo Latinoamericano, que es el más extendido, incluyendo Iberoamérica, se incluía al secretario judicial español, hasta antes de la nueva configuración de la Ley Orgánica del Poder Judicial del 1 de julio de 1985 atribuyéndole funciones parecidas a las funcione del “Rechtspfleger” (Secretario Judicial) de Alemania.
En este modelo desempeñan funciones tradicionales de documentación, comunicaciones, ejecución, conservación y registro. Siendo uno de los más avanzados a nivel Latinoamericano Argentina, que se confieren al secretario judicial facultades de ordenación mediante la firma de las providencias de mero trámite o simples, desde la Ley de 13 de octubre de 1953, posteriormente recogida en el Código Procesal Civil y comercial de La Nación de 20 de septiembre de 1967.
El modelo alemán, aplicable en la República Federal Alemana y en Austria desde 1921 y 1926 respectivamente, el Secretario judicial bajo la denominación de “Rechtspfleger”, es un funcionario judicial, que ingresa mediante concurso por oposición con un título medio, equivalente a diplomado universitario, realizando un curso de intensa preparación en Derecho Procesal.
En la Ley de 5 de Noviembre de 1969 de la República Federal Alemana que regula el estatuto del “Rechtspfleger” aparecen 150 conceptos en relación con las atribuciones que se le encomiendan al Secretario judicial, lo que hace que los jueces se dediquen a su función peculiar de resolver controversias, es decir a cumplir con la función reservada que les da la Constitución.
En esta ley se destacan funciones jurisdiccionales muy amplias pero también se definen con claridad las atribuciones de juzgamiento, de esta manera este modelo es propuesto para el resto de Europa, por la Unión Europea de Secretarios de la Jurisdicción, desde 1984, y es tomado en cuenta desde el 16 de septiembre de 1986 proponiéndosele a los países miembros de la unión europea que encomienden los asuntos no contenciosos a otros órganos distintos de los jueces, para prevenir y reducir la sobrecarga de trabajo de los jueces.
En el modelo español, tradicionalmente las funciones del secretario han sido limitadas, aunque siempre se ha destacado la función de depositarios de la fe pública judicial y consiguiente documentación de las actuaciones judiciales, así como la de dar cuenta de los asuntos y conservación de los mismos, es hasta que la Ley Orgánica del Poder Judicial del 1 de julio de 1985 que se da comienzo a un nuevo camino, que en su artículo 473 dice que los Secretarios judiciales: ” Asisten a los jueces y Tribunales en el ejercicio de sus funciones de conformidad con lo establecido en esta ley, y en la Ley Procesal”.
En El Salvador se anuncia una modificación de la estructura judicial con una redistribución de las funciones exclusivas de los Secretarios que debiera pretender una renovación profunda de la oficina judicial, para la buena administración de justicia. La misma ha comenzado a aplicarse en área en el área penal en el centro Judicial Isidro Menéndez de la ciudad de San salvador, y en el centro Integrado de la ciudad de Soyapango, a partir del año dos mil ocho y se prevé que se extienda en las más grande ciudades de El Salvador. En este programa de modernización no debe restarse la importancia del Secretario judicial, pues es muy relevante, su función está enraizada con su enorme trascendencia histórica pero con los ojos puestos en la modernización del sistema judicial.
FUNCIONES DEL SECRETARIO JUDICIAL.
Al secretario le son propias las funciones de fedatario público, de documentación, de comunicación y cooperación judicial, ordenación del proceso, jefatura del personal y podría incluirse la de ejecución procesal.
1.- LA FE PÚBLICA JUDICIAL.
El Secretario Judicial, es miembro del órgano jurisdiccional, es decir, forma parte de los Juzgados y Tribunales de justicia a quienes se atribuye la potestad jurisdiccional en el artículo 172 de La Constitución. La potestad jurisdiccional consiste en juzgar y hacer ejecutar lo juzgado; sobre este orden de ideas, para juzgar rectamente es necesario, como paso previo, dotar de seguridad jurídica y ordenar adecuadamente los actos procesales que conforman el juicio debido a que todos tienen derecho.
La potestad jurisdiccional se compone de las facultades de:
a) decisión,
b) documentación;
c) ordenación y
d) ejecución.
De ellas la decisoria (iuris dicere) se atribuye a los jueces y magistrados ( art. 172 de La Constitución y la documentadora; (fe pública judicial) a los Secretarios de los Juzgados y Tribunales, a partir de la atribución 3a concedida en el art. 66 de La Ley Orgánica Judicial en lo sucesivo LOJ, al Secretario General de la Corte Suprema de justicia, además de otras funciones que se constituyen de ordenación y ejecución que son compartidas con el juez en el caso de los tribunales colegiados con el Presidente del Tribunal.
La fe pública judicial es la potestad del Estado que tiene por finalidad dotar de seguridad jurídica a los actos procesales (dimanantes del órgano judicial o producidos por las partes del proceso o quienes tengan interés legítimo), principio reconocido en el artículo 2 de La Constitución. El logro de la seguridad jurídica o certeza del derecho está en relación de medio a fin con la cosa juzgada, de manera que ambas se encuentran indisolublemente unidas. La finalización de la controversia procesal mediante resolución firme solo será posible si el camino que lleva a la pacificación del conflicto suscitado, goza a su vez de la presunción de verdad de lo acontecido y ello por ahora se logra con la actuación del secretario judicial, siendo "el único funcionario competente para dar fe con plenitud de efectos de las actuaciones judiciales. La plenitud de la fe pública en los actos en que la ejerza el Secretario no precisa la intervención adicional como podría ser el caso de presencia de testigos.
2.- FUNCION DE DOCUMENTACIÓN.
La fe pública judicial se plasma en documentos, instrumentos o soportes materiales, en los que se deja constancia de la autenticidad e integridad de lo acontecido, emitido o recibido en el Juzgado o Tribunal, de tal modo que la fe pública judicial no podría ejercerse sin la facultad de documentación que se asigna al Secretario Judicial en la atribución 4ª del artículo 66 de la LOJ.
El Fedatario del órgano judicial no documenta tan solo actos de parte o de aquellos que ostenten interés legítimo, sino también actos procesales del Juez o Magistrado, autorizándolos con su firma. Esta intervención no tiene carácter de supervisión en cuanto a la corrección de la aplicación que del Derecho se haga en la resolución que se autentifica, pero si dota de legalidad formal a las providencias, autos y sentencias en cuanto otorga la seguridad jurídica atinente a su autoría, lugar, fecha e integridad de su contenido, dotando a la resolución de la certeza necesaria para dejar instituido, sin lugar a dudas, cual es la declaración de voluntad del Juez o Magistrado en el ejercicio de sus funciones jurisdiccionales, en un lugar y fecha determinados, el artículo 197 en su del Código Procesal Civil y Mercantil, en su inciso tercero establece que: ”La sentencia será firmada por todos los Magistrados que tomaron parte en la deliberación del asunto, aún por el que hubiera disentido, haciéndose constar el nombre de los que concurrieron a formarla con su voto. El disidente deberá consignar su voto a continuación de la sentencia, con las razones en que se funde, y será firmado por él y autorizado por el Secretario”.
Si por cualquier circunstancia un Magistrado no quisiere o no pudiere firmar, se dejará constancia expresa de ello”.
El secretario deja constancia de lo actuado en actas y actos de diligenciamiento.
Las actas tienen por objeto dejar constancia de la realización de un acto procesal o de un hecho con trascendencia procesal (art. 123 inc. 2° del Código Procesal Penal) Se extienden para dejar constancia de intervenciones de parte, acreditando como se produjeron, las peticiones, manifestaciones y, en su caso, la resolución del Juez o Magistrado.
Los códigos con contenido oral disponen que se recogerá en acta de todo lo actuado, de manera que las actuaciones orales, vistas y comparecencias, deberán registrarse en los indicados soportes aptos para la grabación y reproducir el sonido y la imagen o, sin no fuere posible, solo el sonido, y, si el Tribunal lo considera oportuno, se unirá a los autos una transcripción escrita. Art. 363 Código Procesal Penal y 205 del Código Procesal Civil y Mercantil.
El acta de las actuaciones orales es la modalidad de documentación más relevante y donde la fe pública judicial despliega toda su virtualidad, pues en ella se plasma la prueba que se vaya practicando en el proceso, encaminada a demostrar los hechos alegados por las partes o, en la jurisdicción penal, averiguados de oficio por el Tribunal, ya que a través de aquella quedará patente lo sucedido, no solo para los interesados, sino también para el propio órgano judicial y, sobre todo, a los efectos de valoración ulterior en sede de apelación o casación.
Los actos de diligenciamiento, son aquellos dedicados a acreditar, sobre todo, la presentación de escritos, en cuyo caso se expresará el día y hora de presentación Art. 66 atribución 4ª de la LOJ. Precitado y Art. 161 del Código del Procedimientos Civiles y Mercantiles, a pesar que este último, no especifica que debe ser recibido por el secretario judicial; pero entraría en contradicción con la Ley orgánica judicial al ser una atribución exclusiva de la potestad fedataria atribuida al secretario judicial.
3.- FUNCION DE COMUNICACION Y COOPERACION JUDICIAL.
Como garantía de veracidad de las comunicaciones procesales con las partes, terceros con interés legítimo y otros órganos jurisdiccionales, se encomienda a los Secretarios Judiciales la acreditación fehaciente de la autenticidad de la comunicación, de su contenido, de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron. Ello es así como consecuencia de la ostentación por el Secretario Judicial de la fe pública judicial.
En efecto, la atribución 9ª del art. 66 de la LOJ., prescribe que corresponde a los Secretarios la práctica de las notificaciones, citaciones y emplazamientos.
Comunicaciones:
El Secretario Judicial es el responsable del servicio de notificaciones, que se realizarán por él mismo o por el funcionario que el designe, esta función no puede ser encomendada a persona ajena al secretario judicial, los mecanismos para lograrlo pueden ser variados siempre y, cuando pueda acreditarse que el destinatario la ha recibido, de conformidad al Artículo 324 inciso Tercero del Código Procesal Penal.
Si el lugar es fuera del asiento del tribunal, el Secretario puede de forma directa solicitar el auxilio a otro secretario para que diligencie el acto. Pudiendo también evacuar edictos en los casos en los que no pueda averiguarse el domicilio del demandado, a afectos de su apersonamiento.
Debe recordarse que los actos de comunicación serán nulos si no se ajustan a las prescripciones legales y causan indefensión, debiendo la parte interesada denunciar la nulidad en el primer acto o comparecencia, pues de lo contrario se le dará por enterado, quedando sanado y surtiendo efectos desde entonces.
Cooperación judicial.
Es la labor que corresponde a los Secretarios Judiciales en cuanto a la práctica de actos de comunicación. Tratándose de actos de prueba, la resolución sobre su práctica incumbe al Juez, atribuyéndose al Secretario la función de cursar los despachos necesarios para su práctica, que incluirán las peticiones de auxilio judicial. Tal como lo establece el artículo 324 inc. 3 del Código Procesal penal, que es el secretario judicial el que le corresponde ordenar las citaciones y es extensible a todas las competencias funcionales tanto para secretarios de Paz e instrucción, incluso para las audiencias de los Juzgados de Vigilancia Penitenciaría.
Información y Certificaciones:
Otra de las funciones de los secretarios judiciales esta íntimamente vinculada con la atención a los usuarios del sistema, esta tarea junto con la expedición de certificaciones no son otra cosa mas que un efecto de la fe pública judicial, la expedición de certificaciones, implica la trascripción autenticada de uno o varios actos procesales documentados o de documentos incorporados al proceso por su original. Art. 166 del Código de Procedimientos Civiles y Mercantiles.
La función de información es una función asignada a los secretarios judiciales, implica un ejercicio de los particulares del derecho a información; las certificaciones son parte de los medios a través de los cuales se canaliza la publicidad de las actuaciones judiciales.
4.- ORDENACIÓN DEL PROCESO.
Resoluciones procesales.
Al Secretario Judicial se le asignan atribuciones de dar a los autos el trámite que la ley establezca, dictando diligencias de ordenación o efectuando la dación de cuenta para la resolución, por providencia o auto, de cuestiones procesales que requieran una decisión o de las que se deriven cargas o afecten a derechos de las partes.
El artículo 129 del Código Procesal Penal vigente da tal facultad a los secretarios en el caso de los autos de mero trámite, de igual forma el artículo 194 del código Procesal Civil y Mercantil. Que dice: El impulso del proceso le corresponde de oficio al Tribunal que le dará el curso y ordenará como legalmente corresponda. A estos efectos, se dictaran las resoluciones que sean necesarias tanto por el personal jurisdiccional como por el personal administrativo en el marco de la competencias fijadas por este código”.
Dación de cuenta.
Deberá darse cuenta de los escritos y documentos presentados y de las actas que se hubieren autorizado fuera de la presencia judicial, en el mismo día o al siguiente hábil art. 193 del Código de Procedimientos Civiles y Mercantiles.
5.- JEFATURA DEL PERSONAL
Corresponde a los Secretarios Judiciales ostentar la Jefatura directa del Personal de la que son titulares, si perjuicio de la superior dirección de Jueces y Presidentes.
Como directores de la oficina judicial, ejercen la jefatura directa del personal colaborador, responden del buen funcionamiento de aquella ordenando el trabajo de sus integrantes e impartiendo al efecto las instrucciones pertinentes; velar por el cumplimiento de las obligaciones de aquellos.
Informar o dar curso a cualquier solicitud del personal de la oficina que pueda afectar al funcionamiento de aquella; poner en conocimiento de la autoridad competente las necesidades de medios personales y materiales necesarios para su funcionamiento, poner en conocimiento de la autoridad competente los hechos determinantes de responsabilidad disciplinaria o penal; confeccionar la estadística judicial.
Como directores de la oficina judicial están obligados a respetar las instrucciones que reciban de la Corte Suprema de Justicia y de los jueces.
De todo lo anterior se deduce claramente que al Secretario Judicial le corresponde la jefatura directa de la Secretaría o dirección de la oficina judicial en primera instancia organizando los efectivos personales y materiales de manera inmediata y respondiendo de su buen funcionamiento, mientras el Juez o Magistrado ostentará la jefatura superior de la oficina judicial, organizando, en su caso, esos mismos efectivos por mediación del Secretario Judicial contando con los informes que le proporcione.
En este sentido, como director superior o indirecto de la oficina judicial, el Juez o Magistrado tiene potestad disciplinaria respecto al Secretario Judicial, de tal modo que éste debe responder administrativamente ante aquel, en caso de infracción de ley
El Secretario Judicial deba responder disciplinariamente en el ejercicio de la potestad fedataria que tiene atribuida y que debe ejercer de forma autónoma e independiente, debiendo quedar libre de ingerencias extrañas al desempeño de las funciones documentadoras que tiene encomendadas y que se hallan instituidas en garantía de la seguridad jurídica.
AMPLIACION DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO JUDICIAL.
La doctrina científica procesalista abunda reiteradamente en esta necesidad, que resolvería gran parte del atasco permanentemente denunciado por los profesionales del Derecho, traducido en las proscritas dilaciones indebidas en muchas ocasiones, y sería acorde a la especial preparación que como técnicos tienen los Secretarios Judiciales en la disciplina del Derecho Procesal.
Así, Almagro Nosete, Gimeno Sendra, Moreno Catena, Pedraz Penalva, Prieto Castro, Seoane Cacharron, Villagómez Cebrián, Ortiz Navacerrada y tantos otros.
A juicio del autor pueden atribuirse funciones de ejecución procesal, pues junto a la decisión, documentación y ordenación del proceso, la facultad de legítima coerción o ejecución forzosa, integra la potestad jurisdiccional, ya que los Juzgados y Tribunales juzgan y hacen ejecutar lo Juzgado
La potestad de coerción se atribuye al órgano judicial en la medida en que debe vigilar y controlar el cumplimiento de las ordenes de ejecución judiciales o de los extra judiciales que hubiere homologado, en garantía de las partes afectadas para la efectividad de la tutela judicial que, como derecho fundamental proclama el artículo 2 de la Constitución.
Los actos de ejecución procesal se pueden llevar a cabo materialmente por
el secretario judicial, pues son la mera ejecución de la decisión judicial, ello abonaría a la carga laboral con la que cuentan los jueces, y me refiero a la cantidad de despacho de oficios, provisiones, de emplazamiento con la que cuentan los juzgados, que los secretarios podemos despachar.
LA PARTICIPACION DEL SECRETARIO JUDICIAL EN EL CAMBIO.
En estos días de cambios estructurales, debe tomarse en cuenta al funcionario que en el día a día se encuentra en contacto directo con los usuarios, ya que se ha mantenido en una mejor postura a personal que detenta funciones administrativas, sin que a la fecha se haya detectado un significativo progreso o aporte forense.
Hoy debe ser turno de los que ocupan tan prestigioso cargo, así que el producto de ello debe mostrarse en beneficio de la población en general o del usuario.
